L’utilità di un monitoraggio Business Oriented per garantire processi efficienti

Il monitoraggio dello scambio dati tra applicazioni e partner è un processo fondamentale in qualsiasi organizzazione. Ma il monitoraggio tradizionale non basta: solo avendo una visione end-to-end e unificata dei processi è possibile essere più efficienti e ridurre i rischi finanziari e reputazionali.

L’importanza di monitorare lo scambio di dati

In un'organizzazione, il monitoraggio dello scambio dati tra le applicazioni e i partner è uno degli aspetti fondamentali per controllare il corretto funzionamento dei processi e prevenire serie problematiche.

Ad esempio, pensiamo alle conseguenze – finanziarie ma anche reputazionali – che due partner commerciali come banca e compagnia assicurativa possono avere nel caso in cui la compagnia non riceva o riceva in ritardo un flusso con le richieste di operazioni da effettuare su una polizza assicurativa di investimento. O alla situazione simile che si presenterebbe se non ricevessi (o inviassi) nei tempi prestabiliti un flusso di pagamento per alimentare la tesoreria, o riconciliare il pagamento con l’attivazione di un servizio.

Spesso, nei casi descritti in precedenza, il processo di business è costituito da diversi step:

• smistamento dei dati,
• elaborazione eventualmente su più sistemi e applicativi,
• restituzione della risposta al partner. 

L'elaborazione può dichiararsi conclusa con successo quando tutti gli step sono stati completati con successo.

Ma cosa succede se uno di questi step ha un errore? Oltre al fatto di ricorrere alla memoria e conoscenza/ricordo delle persone, come riconosciamo il processo impattato dall'errore e le conseguenze? 

È qui che entrano in gioco i sistemi di monitoraggio, fondamentali per arrivare a una gestione ottimale dei processi – in particolari quelli critici per il business – avendone sempre sotto controllo il funzionamento.

Limiti dei sistemi di monitoraggio tradizionali 

Abbiamo appena visto che, per quanto semplice possa essere, un qualsiasi processo di business è costituito da diversi step che devono essere tutti completati con successo.

Gli strumenti di monitoraggio più tradizionali sono in grado di verificare un singolo step, magari a parità di tecnologia: spesso servono più tool per monitorare tutto il processo e le diverse tecnologie, oppure è necessario avviare un progetto per raccordare tutte le informazioni e fornire questo tipo di visibilità.

Un altro dettaglio rilevante e non secondario riguarda la gestione della segnalazione: se durante lo svolgimento del processo accade un evento di successo o un evento di errore, sono comunque in presenza di un evento che consente di scatenare un’azione, ad esempio l’invio di una notifica.

Ma cosa accade quando l'evento non si verifica? Cosa succede, ad esempio, se non ho un evento che mi avvisa della mancata ricezione di un file dalla controparte, quando magari questo file deve essere ricevuto più volte al giorno a intervalli di 2 ore? Oppure se ricevo il file, quindi il processo si completa correttamente, ma il file ricevuto è vuoto?

Le problematiche indicate in precedenza possono essere in parte mitigate implementando soluzioni ad-hoc, che però sono generalmente soluzioni indirizzate a tecnici IT. Ma la vera soluzione risiede nei sistemi di monitoraggio che siano realmente orientati al business.

Visibilità end-to-end con sistemi di monitoraggio business-oriented

Con sistemi di monitoraggio business-oriented intendiamo quei sistemi che permettono di rappresentare tutti gli step e fornire una visibilità end-to-end del processo di business, superando così i limiti degli strumenti tradizionali.

Questi strumenti vanno a collocarsi al di sopra delle tecnologie e delle applicazioni utilizzate, consentendo al business una rappresentazione e quindi una visione unificata dell’intero processo di scambio dei dati.

Per essere realmente business-oriented, tale sistema deve inoltre essere in grado di monitorare anche le situazioni in cui non accade qualcosa (ad esempio, quando non ricevo un file) permettendo di allertare immediatamente gli utenti di business e prevenire gravi problemi, tra cui perdite economiche.

Un unico sistema, insomma, che permetta a utenti sia tecnici che di business di rappresentare e monitorare con semplicità i processi aziendali e gli scambi di dati ad essi correlati, semplificandone la gestione e diminuendo i rischi finanziari e reputazionali.